Termos e Condições

O KeptMemo é uma plataforma de memória de clientes e gestão de marcações para barbearias, salões de cabeleireiro e estabelecimentos de serviços pessoais, desenvolvida e operada pela Praximatrix, Lda., NIPC 518514536, com sede na Av. Villagarcia de Arosa, 2033, 4460-439 Matosinhos, Portugal.

O KeptMemo é uma marca comercial da Praximatrix, Lda.

A plataforma permite que os Estabelecimentos giram a sua agenda, os seus clientes e as suas comunicações, registem observações sobre os atendimentos (incluindo através de notas de voz processadas por inteligência artificial — ver ponto 5), e que os clientes finais efetuem marcações online.

Ao aceder ou utilizar o KeptMemo — quer como Estabelecimento, quer como cliente final a efetuar uma marcação — aceitas os presentes Termos e Condições na íntegra. Se não concordares com estes termos, não deves utilizar a plataforma.

• Plataforma — o software, aplicação web e serviços disponibilizados pelo KeptMemo.
• Estabelecimento — a barbearia, salão ou outro estabelecimento que subscreve o KeptMemo para gerir a sua agenda e os seus clientes.
• Profissional — a pessoa que presta serviços no Estabelecimento e usa a plataforma para gerir a sua agenda e registar notas de atendimento.
• Cliente — a pessoa singular que efetua ou pretende efetuar uma marcação através da plataforma.
• Utilizador — qualquer pessoa (Estabelecimento, Profissional ou Cliente) que aceda à plataforma.

O acesso à área de gestão do Estabelecimento requer a criação de uma conta com endereço de email e palavra-passe, e a confirmação do endereço de email. O Estabelecimento é responsável por manter as credenciais confidenciais e por todas as ações realizadas na sua conta.

Os Clientes que efetuam marcações online não carecem de conta registada. Os seus dados são recolhidos no momento da marcação e tratados conforme descrito na Política de Privacidade.

O KeptMemo reserva o direito de suspender ou encerrar contas que violem estes Termos ou que sejam utilizadas de forma fraudulenta ou abusiva.

As marcações efetuadas através da plataforma constituem um acordo direto entre o Cliente e o Estabelecimento. O KeptMemo atua exclusivamente como intermediário tecnológico, não sendo parte no contrato de prestação de serviços.

O Cliente é responsável por fornecer dados corretos e atualizados no momento da marcação. Marcações efetuadas com dados falsos ou incorretos podem ser anuladas pelo Estabelecimento sem aviso prévio.

As condições de cancelamento são definidas por cada Estabelecimento. A plataforma disponibiliza por defeito a possibilidade de cancelamento online até 24 horas antes da marcação, salvo política distinta do Estabelecimento.

O KeptMemo permite que os Profissionais registem observações sobre os atendimentos através de gravações de voz. Ao utilizar esta funcionalidade, o Estabelecimento reconhece e aceita que:

• As gravações de áudio são armazenadas nos servidores da plataforma.
• O áudio é enviado a um serviço terceiro de transcrição automática (OpenAI) para ser convertido em texto.
• O texto resultante é enviado a um serviço terceiro de inteligência artificial (Anthropic) para ser organizado em notas estruturadas e para gerar resumos preparatórios antes da visita seguinte do Cliente.
• Estes subcontratantes estão identificados na Política de Privacidade.
• O ficheiro de áudio é eliminado imediatamente após a transcrição. Caso o processamento falhe, o ficheiro é eliminado no prazo máximo de 7 dias. A nota estruturada resultante é conservada enquanto a conta estiver ativa.

Responsabilidade do Estabelecimento. O Estabelecimento é o responsável pelo conteúdo das notas que regista e por garantir que o tratamento dos dados dos seus Clientes cumpre a legislação aplicável, incluindo o dever de informar os seus Clientes. O Estabelecimento compromete-se a não registar dados de categorias especiais (nomeadamente relativos a saúde, convicções religiosas, orientação sexual ou origem étnica) sem base jurídica adequada.

O conteúdo gerado por inteligência artificial tem natureza auxiliar e pode conter imprecisões. O Estabelecimento deve verificá-lo antes de o utilizar.

Os Estabelecimentos novos beneficiam de um período de experiência gratuito de 30 dias, sem necessidade de cartão de crédito. Durante este período aplicam-se limites de utilização, nomeadamente um máximo de 25 notas de voz.

Findo o período de experiência sem subscrição:

• A conta passa a modo de leitura: os dados continuam acessíveis, mas não é possível criar ou alterar marcações, clientes ou notas.
• O site público de marcações do Estabelecimento deixa de estar disponível.
• Os dados são conservados durante um período de 30 dias, findo o qual são eliminados no âmbito de um procedimento de revisão periódica. O Estabelecimento é notificado por email antes disso.
• A subscrição a qualquer momento durante esse período restabelece o acesso integral.

Findo o período de experiência, o acesso às funcionalidades de gestão está sujeito a subscrição paga, conforme o plano contratado. As condições em vigor são as apresentadas ao Estabelecimento no momento da subscrição.

As faturas são emitidas eletronicamente. Em caso de não pagamento, o KeptMemo pode suspender o acesso à conta após aviso prévio. A subscrição pode ser cancelada a qualquer momento, com efeito no final do período de faturação em curso.

Relativamente aos dados pessoais dos seus Clientes introduzidos na plataforma, o Estabelecimento atua como responsável pelo tratamento e o KeptMemo atua como subcontratante, tratando esses dados exclusivamente segundo as instruções do Estabelecimento e para prestar o serviço contratado.

O KeptMemo compromete-se a: tratar os dados apenas para as finalidades acordadas; garantir a confidencialidade de quem lhes acede; adotar medidas técnicas e organizativas adequadas; recorrer apenas aos subcontratantes ulteriores identificados na Política de Privacidade; e apoiar o Estabelecimento no cumprimento dos pedidos de exercício de direitos dos seus Clientes.

Se ativares ferramentas de medição de publicidade de terceiros (Google, Meta) na tua página de marcação, passas a ser o responsável pelo tratamento dos dados assim recolhidos e comprometes-te a cumprir as obrigações aplicáveis, incluindo obter o consentimento dos teus Clientes (assegurado pelo aviso de cookies do KeptMemo).

É proibido utilizar a plataforma para:

• Efetuar marcações fictícias ou spam;
• Tentar aceder a dados de outros Estabelecimentos ou Utilizadores;
• Realizar engenharia inversa, recolha automatizada de dados (scraping) ou ataques à infraestrutura;
• Registar conteúdos ilícitos, difamatórios ou lesivos da dignidade de terceiros nas notas de atendimento;
• Qualquer finalidade ilegal ou contrária à lei portuguesa ou da União Europeia.

O software, design, marca, logótipo e conteúdos do KeptMemo são propriedade exclusiva da Praximatrix, Lda. e estão protegidos por direitos de propriedade intelectual. É proibida a reprodução, distribuição ou utilização não autorizada destes elementos.

O Estabelecimento mantém a propriedade sobre os dados que introduz na plataforma. O KeptMemo não reivindica direitos sobre esses dados e apenas os trata para prestar o serviço contratado.

O KeptMemo disponibiliza a plataforma no estado em que se encontra, envidando todos os esforços para garantir a sua disponibilidade e fiabilidade. Contudo, não garante disponibilidade ininterrupta nem ausência de erros.

O KeptMemo não se responsabiliza por danos indiretos ou consequenciais resultantes da utilização da plataforma, incluindo perda de receita, perda de dados ou danos à reputação, na medida máxima permitida pela lei aplicável.

A responsabilidade total do KeptMemo face a um Estabelecimento, por qualquer causa, não excederá o valor pago pelo Estabelecimento nos três meses anteriores ao evento que deu origem ao dano.

O KeptMemo pode atualizar estes Termos periodicamente. Em caso de alterações materiais, os Estabelecimentos serão notificados por email com antecedência mínima de 30 dias. A continuação do uso da plataforma após esse prazo implica a aceitação dos novos termos.

Estes Termos são regidos pela lei portuguesa. Qualquer litígio será submetido à jurisdição dos tribunais competentes da Comarca do Porto, sem prejuízo dos direitos que assistam aos Consumidores ao abrigo da legislação de defesa do consumidor.

Para resolução alternativa de litígios de consumo, podes recorrer à plataforma europeia de resolução de litígios em linha: ec.europa.eu/consumers/odr.

Para questões relacionadas com estes Termos, contacta-nos através de legal@keptmemo.com.